Les dossiers sont non seulement des espaces de travail personnels pour organiser et pérenniser son travail, mais ils sont aussi la base du partage et de la collaboration puisque c’est au niveau du dossier qu’un utilisateur peut choisir de mettre son travail en commun avec d’autres utilisateurs. Les dossiers partagés deviennent ainsi des « dossiers collaboratifs » (par opposition aux « dossiers personnels »).
CKS offre au créateur d’un dossier le contrôle du partage et une gestion fine de l’animation et des droits puisque pour chaque dossier il est possible de définir les utilisateurs ou les groupes qui ont accès en lecture ou en écriture, ainsi que le type de modération à appliquer.
Ainsi, CKS permet ainsi de dynamiser le fonctionnement des communautés, la construction et l’échange des connaissances, tout en garantissant le niveau de sécurité nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.
Afin d’assurer une productivité maximale, CKS inclut également des fonctions de notification et de diffusion d’information.
Un système d’alerte permet à chaque utilisateur d’être notifié lorsqu’une recherche enregistrée découvre de nouveaux documents, quand un dossier auquel il participe évolue, ou quand un autre utilisateur de sa communauté le sollicite.
De plus, chaque utilisateur est libre d’adapter CKS à ses besoins et à son rythme de travail en choisissant le type d’évènement pour lequel il est notifié, la fréquence des alertes et la façon dont il est prévenu : par mail, par flux RSS, …
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